Правила оформления документации из командировки
Особенности командировок
Сотрудник отправляется в другой город не ради своей забавы, а с той целью, чтобы своим присутствием помочь делам фирмы. По этой причине, некоторые расходы, которые командировочный понесёт при этом, должны компенсироваться за счёт фирмы. В группу тех, что возмещаются входит всего три категории: суточные расходы командировочного, транспортные и расходы на проживание.
Важно понимать, что, предоставляя гостиничные чеки с подтверждением факта проживания, сотрудник в любом случае получает финансовое возмещение собственных средств. Но правильность оформления такой документации очень важно контролировать. Во-первых, необходимо удостовериться в том, что клиента гостиницы внесли в базу данных отеля. Во-вторых, бухгалтерия может затребовать акты, прейскуранты или справку о проживании — этот момент стоит уточнить ещё до отъезда в командировку.
Фото: wp.com
Чтобы такой документ, как гостиничный чек имел юридическую силу, нужно учитывать массу факторов — КЗОТ определяет перечень условностей, но у каждой, отдельно-взятой фирмы, есть свои, локальные договора о командировках, поэтому лучше обращаться к специализированным сайтам, вроде gosdokhotel.ru, сотрудники которых компетентны в решении подобных вопросов.
Какие документы нужны для компенсации расходов?
- Приказ о направлении от руководства. Если он отсутствует, то нет и юридического основания для возмещения расходов. Этот документ является решающим в юридическом оформлении командировки в целом, но для компенсационных выплат его наличие особенно важно.
- Оригиналы первичных документов. Если человек снимал номер в гостинице, то в бухгалтерию нужно предоставить гостиничный чек, оформленный по всем правилам. Если это были транспортные расходы, то к пакету командировочных документов прилагается билет на поезд, самолёт или автобус. Важно, чтобы это была не ксерокопия, а именно оригинал. Если сотруднику приходилось воспользоваться определёнными услугами или приобрести товар для целей предприятия, то оплату нужно опять-таки подтвердить при помощи чеков.
- Командировочное удостоверение. Его наличие не обязательно, однако иногда только с его помощью можно разрешить спорные моменты.
Каждый командировочный должен понимать: если компенсационные выплаты не будут подтверждены документально, то по законодательству они вносятся в налогооблагаемый доход работника.
- От Понтия к ПилатуВот еще одно из многочисленных древних выражений, основанных на ошибке. По легенде, когда был схвачен и предан суду Иисус, ни иудейский царь Ирод, ни римский наместник «понтийский Пилат», или «Понтий Пилат», не хотели взять на себя ответственность за его казнь и несколько раз направляли его под разными предлогами друг к другу. Можно было бы сказать,...